Estructura proyectos

¿Cómo son nuestros proyectos? ¿Cómo trabajamos? A continuación explico, a grandes rasgos, la metodología de trabajo utilizada. Con esta información, podréis conocer de una manera muy general la estructura que siguen. Podéis acceder a los diferentes apartados picando en cada uno de los puntos del siguiente índice:

ALGUNOS CONCEPTOS E IDEAS GENERALES
COMO ACTUAMOS CUANDO LLEGAMOS AL CENTRO EDUCATIVO
INICIO. LANZAMIENTO DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN. PLAN DE PROYECTO
1. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
2. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
3. GESTIÓN DEL COSTE DEL PROYECTO
4. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
6. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
8. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
9. PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO
10. PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO
EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO
Y PARA ACABAR, RECORDAD

ALGUNOS CONCEPTOS E IDEAS GENERALES

Como habéis podido leer en el apartado Presentación, seguimos principalmente el estándar del PMI (Project Management Institut). Para hacerlo, primeramente debemos conocer los antecedentes que rodean al centro educativo, su entorno y fijar los objetivos que se quieren conseguir. Lógicamente, en los dos proyectos que podéis consultar en esta página web, los objetivos están pensados de manera general, pero en cada centro se deberán acabar de definir, ya que todos no necesitarán exactamente lo mismo.

Ciclo de vida en espiral

También hemos escogido el Ciclo de Vida de los proyectos. Utilizaremos el clásico para un esquema de mejora continua, el Ciclo de Vida en Espiral, que permite:

  • Introducir cambios con más facilidad.
  • Un mayor poder de decisión de los interesados, lo que va directamente ligado con el aumento de satisfacción del alumnado y de las familias.
  • Aumentar la creatividad de los implicados con la consecuente mejora de la calidad.
  • Controlar los riesgos, que tienen una gran probabilidad de aparecer a lo largo del proyecto.

Una vez tenemos lo anterior, lo que hacemos es aplicar los procesos de la dirección de proyectos, que se agrupan en cinco grupos de procesos y nueve áreas de conocimiento según la guía del PMBOK:

Tabla áreas de conocimiento y grupos de procesos PMBOK

Los cinco grupos de procesos no son eventos diferenciados y únicos, son actividades que se superponen y que se llevan a cabo a lo largo de todo el proyecto, lo que provocará su continua replanificación según se avance en la ejecución. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control interactúa con los otros grupos de procesos, como podemos ver en el siguiente gráfico de la guía del PMBOK:

Interacción grups procesos PMBOK

Lógicamente, no lo aplicamos siempre de la misma forma en todos los proyectos. Para cada proyecto, determinaremos cuáles son los procesos adecuados y su grado de rigor, además de tener en cuenta los diferentes tipos de interacciones entre procesos.

En nuestros proyectos, el Grupo de Procesos de Iniciación, donde definimos el proyecto y obtenemos la autorización para empezarlo, ya los hemos desarrollado. Exactamente lo mismo con el Grupo de Procesos de Planificación, donde establecemos el alcance del proyecto y definimos el curso de acción necesario para conseguir los objetivos por los que hemos emprendido el proyecto: tenemos hecho el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que deberemos suministrar al Grupo de Procesos de Ejecución. Como podéis suponer, el Grupo de Procesos de Ejecución (se realizan para completar lo estipulado en el Plan de Dirección del Proyecto), el Grupo de Procesos de Seguimiento y Control (requeridos para monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, identificar áreas del Plan de Dirección de Proyecto donde se requieran cambios e iniciarlos) y el Grupo de Procesos de Cierre (realizados para finalizar todas las actividades y cerrar formalmente el proyecto), se harán cuando llegue el momento de llevar a cabo el proyecto en cada centro educativo en concreto. Por supuesto, ya hemos previsto los documentos tipo que se harán servir en cada momento, los cuales ya están totalmente pensados y preparados.

COMO ACTUAMOS CUANDO LLEGAMOS AL CENTRO EDUCATIVO

Antes de empezar a ejecutar, debemos consensuar la iniciación o lanzamiento del proyecto y la planificación. Puntualizaremos, eliminaremos o añadiremos lo que el centro crea conveniente para adaptar los trabajos de la mejor manera posible a sus características y a lo que busca el centro educativo.

La iniciación la haremos junto al equipo directivo del centro, con quien realizaremos una primera evaluación de viabilidad del proyecto, de las necesidades, de los requisitos de alto nivel, de los recursos disponibles, de las características y entorno al centro, etc. Todo esto, quedará plasmado en un Acta de Constitución, el documento que autorizará formalmente el proyecto y donde yo, como director de proyecto, cerraré mi compromiso con éste. Además, durante la iniciación se deberá formar el equipo de proyecto que trabajará conmigo durante la realización de los trabajos. La intención es que los miembros que formarán parte del equipo estén claramente definidos para poder empezar la planificación.

La planificación la haremos junto al equipo de proyecto. Desarrollaremos el Plan para la Dirección del Proyecto, el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios (enlazar) y que se convierte en la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará y cerrará el proyecto. Así pues, obtendremos el guión inicial del que partiremos para la correcta realización del proyecto. Incido en la palabra inicial porqué según hemos visto en la figura anterior, a medida que avanzamos con la ejecución y seguimiento y control del proyecto, obtendremos más información, por lo que puede ser necesaria una mayor planificación. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generarán la necesidad de reconsiderar algunos procesos de planificación y, posiblemente, incluso alguno de los procesos de iniciación. Así pues, hablaremos de “planificación gradual”, ya que progresivamente iremos añadiendo o cambiando detalles: la planificación y la documentación son procesos repetitivos y continuos.

Con el Plan de Dirección de Proyecto inicial completamente definido, podremos empezar la ejecución del proyecto y siempre y cuando sea necesario, modificaremos este Plan para adaptarlo de manera adecuada a lo que se busca con el proyecto. Acto seguido, os describiré de una manera muy general los contenidos de la iniciación de los proyectos y de sus Planes de Proyecto.

INICIO. LANZAMIENTO DEL PROYECTO

    • Identificamos y posicionamos los interesados en el proyecto. El propósito es identificar todas las personas y organizaciones afectadas por el proyecto y documentar cualquier información relevante alrededor de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del proyecto. Obtenemos un registro de interesados y la estrategia de gestión de estos.

Cuadrícula poder-interés interesados

  • Situamos los principales hitos del proyecto, que permitirán definir las principales etapas del proyecto.
  • Esbozamos los riesgos de alto nivel del proyecto y las posibles soluciones.
  • Finalmente, realizamos el Acta de Constitución del Proyecto, el documento que autoriza formalmente un proyecto o fase de un proyecto y que otorga a su director la autoridad para aplicar recursos de la organización a sus actividades. El proyecto debe ser autorizado por la Dirección del centro educativo como resultado de sus necesidades. Desarrollar el acta de constitución del proyecto se relaciona principalmente con la documentación de las necesidades y la justificación del proyecto, la comprensión efectiva de los requisitos de los interesados y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer los requisitos mencionados. En ella se asegura que se han entendido el propósito y las restricciones principales del proyecto y se deja patente el nivel de responsabilidad tanto del director del proyecto, como del patrocinador, que en este caso es el equipo directivo que autoriza el proyecto.

PLANIFICACIÓN. PLAN DE PROYECTO

El Plan de Proyecto está formado por planes subsidiarios:

1. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El objetivo es desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto o servicio que dará como resultado. Debemos definir los puntos que entran o no en el proyecto y, además, debe ser acordado entre todas las partes interesadas.

Obtenemos un Plan de Gestión del Alcance, donde planificamos como vamos a gestionar el alcance del proyecto y un Plan de Gestión de Requisitos, donde planificamos como vamos a documentar los requisitos del proyecto.

Identificamos todos los requisitos de los interesados siguiendo el Plan de Gestión de Requisitos, los cuales debemos gestionar y definimos la línea base del alcance del proyecto, formada por:

  • El Enunciado del Alcance, donde se describen de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearlos.
  • La Estructura de Desglose de Trabajos (EDT), que subdivide los entregables y el trabajo del proyecto en paquetes de trabajo (PDT), componentes más pequeños y fáciles de manejar.
  • El Diccionario de la EDT, que apoya a la EDT y proporciona una descripción detallada de sus componentes.

Ejemplo de EDT
Ejemplo plantilla diccionario EDT

2. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO

El objetivo es estimar la duración de las actividades, las dependencias entre ellas y desarrollar el cronograma para establecer una línea base de tiempo.

Obtenemos un Plan de Gestión del Cronograma, donde planificamos los criterios para desarrollar y controlar el cronograma de proyecto.

  • Definimos las actividades que permitirán la finalización de cada uno de los entregables de la EDT, con lo que quedarán claramente descritos los trabajos a realizar.
  • Secuenciamos las actividades y determinamos las dependencias entre ellas.
  • Estimamos los recursos necesarios para la realización de cada actividad.
  • Con los datos anteriores, estimamos la duración de las actividades.
  • Finalmente, desarrollamos el cronograma.

Ejemplo cronograma

3. GESTIÓN DEL COSTE DEL PROYECTO

El objetivo es estimar los costes y determinar un presupuesto para establecer una línea base de coste.

Obtenemos un Plan de Gestión de Costes, donde planificamos los criterios para desarrollar y controlar el presupuesto de proyecto.

  • Estimamos los costes, desarrollamos una aproximación de los costes necesarios para completar las actividades del proyecto.
  • Determinamos el presupuesto, donde sumamos los costes anteriores para establecer una línea base de coste.

4. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

El objetivo es identificar los requisitos de calidad del proyecto y el producto o servicio que dará como resultado, documentando la manera en que, durante el proyecto, se demostrará su cumplimiento.

Obtenemos el Plan de Gestión de Calidad, donde describimos como se implementará la política de calidad del proyecto y el Plan de Mejora de Procesos, donde detallamos los pasos para analizar los procesos que facilitarán la identificación de actividades que incrementan su valor.

  • Describimos los procedimientos y documentación para el Aseguramiento de la Calidad y las métricas y criterios de aceptación de los entregables.

5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

El objetivo es identificar y documentar los roles dentro del proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación.

Obtenemos el Plan de Recursos Humanos, que proporciona una guía sobre la manera en que los recursos humanos se deben definir, adquirir, dirigir, supervisar y, finalmente, liberar. También el Plan de Gestión de Personal, que describe cuando y como se cumplirán los requisitos de recursos humanos.

6. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

El objetivo es definir las necesidades de información de los interesados en el proyecto y definir como abordar las comunicaciones con ellos.

Obtenemos el Plan de Gestión de las Comunicaciones, que proporciona los requisitos de comunicación de los interesados, la información que debe ser comunicada, la frecuencia de la distribución de información, la persona responsable de comunicar la información, las personas que la recibirán, procedimientos para tratar polémicas, métodos para actualizar y refinar el proceso de comunicación, guías para reuniones y correo electrónico y control de versiones y documentación del proyecto.

7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

El objetivo es planificar, identificar, analizar y planificar las respuestas a los riesgos del proyecto.

Obtenemos el Plan de Gestión de Riesgos, que describe la manera en la que se estructurará y se realizará la gestión de riesgos en el proyecto.

  • Identificamos los riesgos, con sus causas y posibles respuestas.
  • Analizamos los riesgos,según su probabilidad de ocurrencia y el impacto que producirían en el proyecto en el caso de que ocurrieran.
  • Planificamos las respuestas a los riesgos, para tener una guía de actuación en el caso de que ocurran.

Ejemplo plantilla respuestas riesgos

8. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

El objetivo es documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores.

Obtenemos el Plan de Gestión de Adquisiciones, que describe como se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de los documentos de la adquisición hasta el cierre de esta.

9. PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO

El objetivo es describir como se monitorizarán y controlarán los cambios del proyecto.

Ejemplo procedimiento control cambios

10. PLAN DE GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO

El objetivo es identificar los elementos del proyecto que probablemente cambiarán, controlando el cambio de estos elementos a lo largo de su ciclo de vida, estableciendo relaciones entre ellos, definiendo mecanismos para gestionar diferentes versiones de estos elementos e informando de los cambios realizados.

EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO

Como ya hemos comentado anteriormente, los procesos correspondientes a la ejecución, seguimiento y control y cierre del proyecto, se llevarán adelante cuando llegue el momento de llevar a cabo el proyecto en cada centro educativo en concreto. Así, os recordaré lo que se pretende con estos grupos de procesos y citaré algunos de los documentos que ya tengo preparados para cuando llegue el momento de utilizarlos:

  • Grupo de Procesos de Ejecución: se realizan para completar lo estipulado en el Plan de Dirección del Proyecto.
  • Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: requeridos para monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, identificar áreas del Plan de Dirección de Proyecto donde se requieran cambios e iniciarlos.
  • Grupo de Procesos de Cierre: se realizan para finalizar todas las actividades y cerrar formalmente el proyecto.

Algunos ejemplos de documentos:

  • Inspección de entregables para verificar y controlar el alcance.
  • Informes mensuales para controlar el cronograma.
  • Informes trimestrales, actas de reunión, solicitud de cambios y registro de control de polémicas para distribuir la información, gestionar las expectativas de los interesados e informar del rendimiento.
  • Informes de seguimiento de riesgo para hacer seguimiento y controlar los riesgos.
  • Informes de situación final del proyecto, lecciones aprendidas y configuración final del proyecto para cerrar el proyecto.

Y PARA ACABAR, RECORDAD

Lo que he explicado en los puntos anteriores es una visión muy general del funcionamiento de nuestros proyectos. Y debéis tener en cuenta que los procesos utilizados en cada caso, así como sus especificidades, variarán según lo que quiera hacer cada centro educativo. Por lo tanto, la complejidad o sencillez de cada proyecto, como queráis verlo, variará según lo que se pretende. Eso sí, al finalizar el proyecto, conoceréis los procesos que se han seguido y tendréis muchos documentos y procedimientos que formarán parte del funcionamiento del centro, que podréis utilizar en futuros proyectos y que ayudarán a tener una estructura más eficiente y eficaz.

Resumen estructura proyecto