Estructura projectes

Com són els nostres projectes? Com treballem? Tot seguit explique, a grans trets, la metodologia de treball utilitzada. Amb aquesta informació, podreu conéixer d’una manera molt general l’estructura que segueixen. Podeu accedir als diferents apartats picant en cadascun dels punts del següent índex:

UNS POCS CONCEPTES I IDEES GENERALS
COM ACTUEM EN ARRIBAR AL CENTRE EDUCATIU
INICI. LLANÇAMENT DEL PROJECTE
PLANIFICACIÓ. PLA DE PROJECTE
1. GESTIÓ DE L’ABAST DEL PROJECTE
2. GESTIÓ DEL TEMPS DEL PROJECTE
3. GESTIÓ DEL COST DEL PROJECTE
4. GESTIÓ DE LA QUALITAT DEL PROJECTE
5. GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS DEL PROJECTE
6. GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS DEL PROJECTE
7. GESTIÓ DELS RISCS DEL PROJECTE
8. GESTIÓ DE LES ADQUISICIONS DEL PROJECTE
9. PLA DE GESTIÓ DE CANVIS DEL PROJECTE
10. PLA DE GESTIÓ DE LA CONFIGURACIÓ DEL PROJECTE
EXECUCIÓ, SEGUIMENT I CONTROL I TANCAMENT DEL PROJECTE
I PER ACABAR, RECORDEU

UNS POCS CONCEPTES I IDEES GENERALS

Com heu pogut llegir a l’apartat Presentació, seguisc principalment l’estàndard del PMI (Project Management Institut). Per a fer-ho, primerament hem de conéixer els antecedents que envolten el centre educatiu, el seu entorn i fixar els objectius que es volen aconseguir. Lògicament, en els dos projectes que podeu consultar en aquesta pàgina web, els objectius estan pensats de manera general, però en cada centre s’hauran d’acabar de definir, ja que tots no necessitaran exactament el mateix.

Cicle de vida en espiral

També hem escollit el Cicle de Vida dels projectes. Utilitzarem el clàssic per a un esquema de millora contínua, el Cicle de Vida en Espiral, que permet:

  • Introduir canvis amb més facilitat.
  • Un major poder de decisió dels interessats, el que va directament lligat amb l’augment de satisfacció de l’alumnat i de les famílies.
  • Augmentar la creativitat dels implicats amb la conseqüent millora de la qualitat.
  • Controlar els riscs, que tenen una gran probabilitat d’aparéixer al llarg del projecte.

Una vegada tenim l’anterior, el que fem és aplicar els processos de la direcció de projectes, que s’agrupen en cinc grups de processos i nou àrees de coneixement segons la guia del PMBOK:

Taula àrees de coneixement i grups de processos PMBOK

Els cinc grups de processos no són esdeveniments diferenciats i únics, són activitats que se superposen i que es duen a terme al llarg de tot el projecte, el que provocarà una contínua replanificació d’aquest segons s’avance en l’execució. El Grup de Processos de Seguiment i Control interactua amb els altres grups de processos, com podem vore en el següent gràfic de la guia del PMBOK:

Interacció grups processos PMBOK

Lògicament, no ho apliquem sempre de la mateixa forma en tots els projectes. Per a cada projecte, determinarem quins són els processos adequats i el grau de rigor adient per a cada procés, a més de tenir en compte els diferents tipus d’interaccions entre processos.

Als nostres projectes, el Grup de Processos d’Iniciació, on definim el projecte i obtenim l’autorització per a començar-lo, ja els hem desenvolupat. Exactament el mateix amb el Grup de Processos de Planificació, on establim l’abast del projecte i definim el curs d’acció necessari per aconseguir els objectius pels quals hem emprés el projecte: tenim fet el pla per a la direcció del projecte i els documents del projecte que haurem de subministrar al Grup de Processos d’Execució. Com podeu suposar, el Grup de Processos d’Execució (es realitzen per a completar l’estipulat en el Pla de Direcció del Projecte), el Grup de Processos de Seguiment i Control (requerits per a monitorar, analitzar i regular el progrés i el desempenyorament del projecte, identificar àrees del Pla de Direcció de Projecte on es requerisquen canvis i iniciar-los) i el Grup de Processos de Tancament (realitzats per finalitzar totes les activitats i tancar formalment el projecte), es duran endavant quan arribe el moment de dur a terme el projecte en cada centre educatiu en concret. Per descomptat, ja hem previst els documents tipus que es faran servir en cada moment, els quals ja estan totalment pensats i preparats.

COM ACTUEM EN ARRIBAR AL CENTRE EDUCATIU

Abans de començar a executar, hem de posar en comú la iniciació o llançament del projecte i la planificació. Puntualitzarem, eliminarem o afegirem el que el centre crega adient per tal d’adaptar els treballs de la millor manera possible a les seues característiques i a allò que busca el centre educatiu.

La iniciació la farem juntament a l’equip directiu del centre, amb qui realitzarem una primera avaluació de viabilitat del projecte, de les necessitats, dels requisits d’alt nivell, dels recursos disponibles, de les característiques i entorn del centre, etc. Tot açò, quedarà plasmat en una Acta de Constitució, el document que autoritzarà formalment el projecte i on jo, com a director de projecte, tancaré el meu compromís amb aquest. A més a més, durant la iniciació s’haurà de formar l’equip de projecte que treballarà amb mi durant la realització dels treballs. La intenció és que els membres que formaran part de l’equip estiguen clarament definits per a poder començar la planificació.

La planificació la farem junt amb l’equip de projecte. Desenvoluparem el Pla per a la Direcció del Projecte, el procés que consisteix en documentar les accions necessàries per a definir, preparar, integrar i coordinar tots els plans subsidiaris i que es converteix en la font primària d’informació per a determinar la manera en què es planificarà, executarà, supervisarà i controlarà i tancarà el projecte. Així doncs, obtindrem el guió inicial del qual partirem per a la correcta realització del projecte. Incidisc en la paraula inicial perquè segons hem vist en la figura anterior, a mesura que avancem amb l’execució i seguiment i control del projecte, obtindrem més informació, per la qual cosa pot ser necessària una major planificació. Els canvis importants que ocorren al llarg del cicle de vida del projecte generaran la necessitat de reconsiderar alguns processos de planificació i, possiblement, fins i tot algun dels processos d’iniciació. Així doncs, parlarem de “planificació gradual”, ja que progressivament anirem afegint o canviant detalls: la planificació i la documentació són processos repetitius i continus.

Amb el Pla de Direcció de Projecte inicial completament definit, podrem començar l’execució del projecte i sempre i quan siga necessari, modificarem aquest Pla per tal d’adaptar-lo de manera adequada a allò que es busca amb el projecte. Tot seguit, us descriuré d’una manera molt general els continguts de la iniciació dels projectes i dels seus Plans de Projecte.

INICI. LLANÇAMENT DEL PROJECTE

    • Identifiquem i posicionem els interessats en el projecte. El propòsit és identificar totes les persones i organitzacions afectades pel projecte i documentar qualsevol informació rellevant al voltant del seu interés, influència, actitud i compromís amb l’èxit del projecte. Obtenim un registre d’interessats i l’estratègia de gestió d’aquests.

Quadrícula poder-interés interessats

  • Situem les principals fites del projecte, que permetran definir les principals etapes del projecte.
  • Esbossem els riscs d’alt nivell del projecte i les possibles solucions.
  • Finalment, realitzem l’Acta de Constitució del Projecte, el document que autoritza formalment un projecte o fase d’un projecte i que atorga al seu director l’autoritat per a aplicar recursos de l’organització a les seues activitats. El projecte ha de ser autoritzat per la Direcció del centre educatiu com a resultat de les seues necessitats. Desenvolupar l’Acta de Constitució del projecte es relaciona principalment amb la documentació de les necessitats i la justificació del projecte, la comprensió efectiva dels requisits del interessats i del nou producte, servei o resultat destinat a satisfer els requisits esmentats. En ella s’assegura que s’han entés el propòsit i les restriccions principals del projecte i es deixa palés el nivell de responsabilitat tant del director del projecte, com del patrocinador, que en aquest cas és l’equip directiu que autoritza el projecte.

PLANIFICACIÓ. PLA DE PROJECTE

El Pla de Projecte està format per plans subsidiaris:

1. GESTIÓ DE L’ABAST DEL PROJECTE

L’objectiu és desenvolupar una descripció detallada del projecte i del producte o servei que donarà com a resultat. Hem de definir els punts que entren o no en el projecte i, a més a més, ha de ser acordat entre totes les parts interessades.

Obtenim un Pla de Gestió de l’Abast, on planifiquem com anem a gestionar l’abast del projecte i un Pla de Gestió de Requisits, on planifiquem com anem a documentar els requisits del projecte.

Identifiquem tots els requisits dels interessats seguint el Pla de Gestió de Requisits, els quals hem de gestionar i definim la línia base de l’abast del projecte, formada per:

  • l’Enunciat de l’Abast, on es descriu de manera detallada els entregables del projecte i el treball necessari per a crear-los.
  • l’Estructura de Desglossament de Treballs (EDT), que subdivideix els entregables i el treball del projecte en paquets de treball (PDT), components més menuts i fàcils de manejar.
  • El Diccionari de l’EDT, que recolza l’EDT i proporciona una descripció detallada dels seus components.

Exemple d'EDT
Exemple plantilla diccionari EDT

2. GESTIÓ DEL TEMPS DEL PROJECTE

L’objectiu és estimar la duració de les activitats, les dependències entre elles i desenvolupar el cronograma per establir una línia base de temps.

Obtenim un Pla de Gestió del Cronograma, on planifiquem els criteris per a desenvolupar i controlar el cronograma de projecte.

  • Definim les activitats que permetran l’acabament de cadascun dels entregables de l’EDT, amb la qual cosa quedaran clarament descrits els treballs a realitzar.
  • Seqüenciem les activitats i determinem les dependències entre elles.
  • Estimem els recursos necessaris per a la realització de cada activitat.
  • Amb les dades anteriors, estimem la duració de les activitats.
  • Finalment, desenvolupem el cronograma.

Exemple cronograma

3. GESTIÓ DEL COST DEL PROJECTE

L’objectiu és estimar els costos i determinar un pressupost per establir una línia base de cost.

Obtenim un Pla de Gestió de Costos, on planifiquem els criteris per a desenvolupar i controlar el pressupost de projecte.

  • Estimem els costos, desenvolupem una aproximació dels costos necessaris per a completar les activitats del projecte.
  • Determinem el pressupost, on sumem els costos anteriors per establir una línia base de cost.

4. GESTIÓ DE LA QUALITAT DEL PROJECTE

L’objectiu és identificar els requisits de qualitat del projecte i el producte o servei que donarà com a resultat, documentant la manera en què, durant el projecte, es demostrarà el seu compliment.

Obtenim el Pla de Gestió de Qualitat, on descrivim com s’implementarà la política de qualitat del projecte i el Pla de Millora de Processos, on detallem les passes per a analitzar els processos que facilitaran la identificació d’activitats que incrementen el seu valor.

  • Descrivim els procediments i documentació per a l’Assegurament de la Qualitat i les mètriques i criteris d’acceptació dels entregables.

5. GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS DEL PROJECTE

L’objectiu és identificar i documentar els rols dins del projecte, les responsabilitats, les habilitats requerides i les relacions de comunicació.

Obtenim el Pla de Recursos Humans, que proporciona una guia sobre la manera en què els recursos humans s’han de definir, adquirir, dirigir, supervisar i, finalment, alliberar. També el Pla de Gestió de Personal, que descriu quan i com es compliran els requisits de recursos humans.

6. GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS DEL PROJECTE

L’objectiu és definir les necessitats d’informació dels interessats en el projecte i definir com abordar les comunicacions amb ells.

Obtenim el Pla de Gestió de les Comunicacions, que proporciona els requisits de comunicació dels interessats, la informació que ha de ser comunicada, la freqüència de la distribució d’informació, la persona responsable de comunicar la informació, les persones que la rebran, procediments per a tractar polèmiques, mètodes per actualitzar i refinar el procés de comunicació, guies per a reunions i correu electrònic i control de versions i documentació del projecte.

7. GESTIÓ DELS RISCS DEL PROJECTE

L’objectiu és planificar, identificar, analitzar i planificar les respostes als riscs del projecte.

Obtenim el Pla de Gestió de Riscs, que descriu la manera en la qual s’estructurarà i es realitzarà la gestió de riscs en el projecte.

  • Identifiquem els riscs, amb les seues causes i possibles respostes.
  • Analitzem els riscs,segons la seua probabilitat d’ocurrència i l’impacte que produirien en el projecte cas que ocorregueren.
  • Planifiquem les respostes als riscs, per tal de tindre una guia d’actuació cas que ocórreguen.

Exemple plantilla respostes riscs

8. GESTIÓ DE LES ADQUISICIONS DEL PROJECTE

L’objectiu és documentar les decisions de compra per al projecte, especificar la forma de fer-ho i identificar possibles venedors.

Obtenim el Pla de Gestió d’Adquisicions, que descriu com es gestionaran els processos d’adquisició, des de l’elaboració dels documents de l’adquisició fins el tancament d’aquesta.

9. PLA DE GESTIÓ DELS CANVIS DEL PROJECTE

L’objectiu és descriure com es monitoraran i controlaran els canvis del projecte.

Exemple procediment control canvis

10. PLA DE GESTIÓ DE LA CONFIGURACIÓ DEL PROJECTE

L’objectiu és identificar els elements del projecte que probablement canviaran, controlant el canvi d’estos elements al llarg del seu cicle de vida, establint relacions entre ells, definint mecanismes per a gestionar diferents versions d’aquests elements i informant dels canvis realitzats.

EXECUCIÓ, SEGUIMENT I CONTROL I TANCAMENT DEL PROJECTE

Com ja hem comentat anteriorment, els processos corresponents a l’execució, seguiment i control i tancament del projecte, es duran endavant quan arribe el moment de dur a terme el projecte en cada centre educatiu en concret. Així, us recordaré el que es pretén amb aquests grups de processos i citaré alguns dels documents que ja tinc preparats per a quan arribe el moment d’utilitzar-los:

  • Grup de Processos d’Execució: es realitzen per a completar l’estipulat en el Pla de Direcció del Projecte.
  • Grup de Processos de Seguiment i Control: requerits per a monitorar, analitzar i regular el progrés i el desempenyorament del projecte, identificar àrees del Pla de Direcció de Projecte on es requerisquen canvis i iniciar-los.
  • Grup de Processos de Tancament: es realitzen per finalitzar totes les activitats i tancar formalment el projecte.

Alguns exemples de documents:

  • Inspecció d’entregables per a verificar i controlar l’abast.
  • Informes mensuals per a controlar el cronograma.
  • Informes trimestrals, actes de reunió, sol·licitud de canvis i registre de control de polèmiques per a distribuir la informació, gestionar les expectatives dels interessats i informar del rendiment.
  • Informes de seguiment de riscs per a fer seguiment i controlar els riscs.
  • Informes de situació final del projecte, lliçons apreses i configuració final del projecte per a tancar el projecte.

I PER ACABAR, RECORDEU

El que he explicat en els punts anteriors és una visió molt general del funcionament dels nostres projectes. I heu de tenir en compte que els processos utilitzats en cada cas, així com les seues especificitats, variaran segons allò que vulga fer cada centre educatiu. Per tant, la complexitat o senzillesa de cada projecte, com vulgueu vore-ho, variarà segons el que es pretén. Això sí, en finalitzar el projecte, coneixereu els processos que s’han seguit i tindreu molts documents i procediments que formaran part del funcionament del centre, que podreu utilitzar en futurs projectes i que ajudaran a tindre una estructura més eficient i eficaç.

Resum estructura projecte